Mensaje fuera de horario en WhatsApp: cómo responder
Cómo responder WhatsApp fuera de horario: configurar el mensaje de ausencia, ejemplos listos para copiar y cómo atender los chats al abrir sin perder ventas.
Respuesta corta: fuera de horario tienes tres opciones: un mensaje de ausencia automático que diga cuándo respondes y qué datos dejar, una persona de guardia para lo urgente o un asistente que responda las consultas por ti. El mensaje de ausencia es gratis y lo configuras en minutos; lo importante es que sea útil, no solo “estamos cerrados”.
Muchas consultas llegan cuando el negocio ya cerró: de noche, en domingo, en feriado. Ese cliente no sabe tu horario, solo sabe que escribió y nadie contestó. Esta guía te ayuda a manejar ese momento y, sobre todo, a no perder esas ventas a la mañana siguiente.
Opción 1: configurar el mensaje de ausencia
En la app de WhatsApp Business:
- Abre Configuración y entra a Herramientas para la empresa.
- Toca Mensaje de ausencia.
- Activa Enviar mensaje de ausencia.
- Escribe el mensaje.
- En Horario, elige Fuera del horario comercial (usa el horario que pusiste en tu perfil de empresa) o un horario personalizado.
- Elige los destinatarios: todos o solo una parte de tus contactos.
- Guarda.
Revisa que el horario de tu perfil de empresa esté bien. Si está mal, el mensaje saldrá en momentos equivocados.
Qué debe decir un buen mensaje de ausencia
Un mensaje de ausencia útil responde cuatro cosas:
| Elemento | Por qué | Ejemplo |
|---|---|---|
| Que lo recibiste | El cliente sabe que no se perdió | “Gracias por escribirnos.” |
| Cuándo respondes | Fija una expectativa real | “Te respondemos mañana desde las 9 a. m.” |
| Qué dejar escrito | Ahorra mensajes al abrir | “Déjanos tu pedido o consulta con detalle.” |
| Dónde ver información | Puede resolver solo | “Precios en nuestro catálogo.” |
Ejemplos para copiar
Tienda o negocio de productos:
¡Hola! Gracias por escribir a [Moda Lima]. Ahora estamos fuera de horario. Te respondemos mañana desde las [10 a. m.]. Mientras tanto, puedes ver precios y tallas en nuestro catálogo. Si ya sabes qué quieres, déjanos el producto, la talla y tu distrito.
Restaurante:
¡Hola! Ya cerramos por hoy. Atendemos de [12 m.] a [10 p. m.]. Si quieres hacer una reserva, déjanos el día, la hora y el número de personas, y te confirmamos al abrir.
Consultorio o clínica:
Gracias por comunicarte con [Consultorio Dental Sonrisa]. Nuestro horario es de lunes a sábado de [9 a. m. a 7 p. m.]. Si quieres una cita, déjanos tu nombre y el tratamiento que necesitas. Si es una urgencia, llama al [número].
Salón de belleza:
¡Hola! Estamos fuera de horario. Te respondemos mañana a las [10 a. m.]. Cuéntanos qué servicio quieres y qué día te acomoda, así te confirmamos rápido.
Domingo o feriado:
Hoy no atendemos por [feriado]. Volvemos el [martes] a las [9 a. m.] y respondemos los mensajes en orden de llegada.
Opción 2: una persona de guardia
Algunos negocios, como clínicas o servicios de emergencia, necesitan que alguien responda lo urgente. Si eliges esta opción:
- Define qué es urgente y escríbelo. El resto espera al día siguiente.
- Rota la guardia para que no recaiga siempre en la misma persona.
- Usa respuestas rápidas para responder lo no urgente en segundos y seguir con lo importante. Ver respuestas rápidas de WhatsApp Business.
Cómo atender los chats al abrir
El momento más importante no es la noche, sino la mañana siguiente. Si abres y tienes cuarenta chats, sigue este orden:
- Pedidos con datos completos: confírmalos primero, ya están listos para comprar.
- Consultas de precio o disponibilidad: responde y termina con una pregunta de cierre.
- Reclamos: respóndelos temprano, aunque sea para decir que lo estás revisando.
- Saludos sin contenido: (“hola”, “info”) responde con tu mensaje de bienvenida y el catálogo.
Plantilla para la mañana:
¡Buenos días, [nombre]! Gracias por esperar. Sobre tu consulta de anoche: [respuesta]. ¿Te lo separo?
Si al final del día te quedan chats sin responder, en cómo recuperar chats sin responder tienes un método para ordenarlos.
Lo que el mensaje de ausencia no resuelve
El mensaje de ausencia avisa, pero no vende. El cliente que escribió a las 10 p. m. listo para comprar igual tiene que esperar hasta la mañana, y en ese tiempo puede comprar en otro lado. Tampoco entiende la pregunta: envía el mismo texto a todos.
Opción 3: un asistente que responda por ti
Si una parte grande de tus consultas llega fuera de horario, la tercera opción es que un asistente con IA responda en ese momento. Ventixs responde 24/7 en tu WhatsApp, a través de la API oficial, con la información y el catálogo de tu negocio: da precios, toma pedidos y puede agendar citas en el chat sin dobles reservas. Lo que no sabe responder, o lo que pide una persona, lo pasa a tu equipo para el día siguiente.
| Opción | Costo | Responde la pregunta | Toma pedidos o citas |
|---|---|---|---|
| Mensaje de ausencia | Gratis | No | No |
| Persona de guardia | Tiempo de tu equipo | Sí | Sí |
| Asistente con IA | Mensualidad | Sí, con tu información | Sí |
Preguntas frecuentes
¿El mensaje de ausencia sirve para clientes de provincia u otro país?
Sí, pero el horario se toma de tu perfil de empresa. Si vendes a otras zonas horarias, aclara en el mensaje que la hora es de Perú.
¿Puedo tener mensajes distintos para la noche y el feriado?
La app permite un solo mensaje de ausencia a la vez. Para un feriado, cámbialo el día anterior y vuelve al normal después.
¿Es mala idea responder a medianoche?
Si respondes una vez, el cliente esperará lo mismo siempre. Es mejor tener un criterio claro: o respondes con guardia definida o con mensaje de ausencia.
Si las consultas nocturnas son una parte importante de tus ventas, mira cómo responde Ventixs en WhatsApp y los planes en soles.